Mes 5 conseils pour organiser ses emails

Votre boite mail est devenue une source de stress? Vous finissez chaque journée avec des mails urgents non-traités? Il n’y a pas longtemps, c’était encore mon cas. Je vous donne aujourd’hui mes 5 conseils pour organiser quotidiennement vos emails.

 

Nettoyer sa boite

Tout d’abord, faite le tri dans votre boite. Vous ne vous en rendez pas compte, mais vous êtes forcement abonné à un tas de listes et de newsletters qui vous ne servent pas. Désinscrivez-vous de ces emails qui ne vous apportent rien. Le plus simple et de passer par le site unroll.me. Il vous permet de visualiser toutes les newsletters dont vous êtes inscrits et de les supprimer si besoin. Autre option très intéressante du site : créer votre “roll-up”. Vous allez pouvoir décider quand recevoir les newsletters donc vous conservez l’inscription. Par exemple, je suis inscrite à beaucoup de sites parlant de l’actualité du webmarketing, du design,.. Je reçois désormais ces mails uniquement le soir et je ne suis pas dérangée avec la journée.

 

Utiliser des dossiers

Si vous utilisez Mail d’Apple, Outlook ou Gmail, vous pouvez créer des dossiers et des sous-dossiers. Ce conseil peut paraitre simple mais il n’est pas toujours appliqué. Par exemple, j’ai des dossiers pour chaque client, avec des sous-dossiers pour chaque projet. Pour le blog c’est pareil, j’ai des dossiers pour chaque collaboration mais également pour les questions des lectrices.

 

Regardez sa boite mail 3x par jour

LE meilleur conseil que je pourrais donner. Quand je travaillais en entreprise, il était obligatoire d’avoir constamment sa boite mail ouverte. Ce système ne me convient pas. Dès que je vois un mail arriver, c’est presque un tic, je dois l’ouvrir! Parfait pour la concentration… Comme je l’expliquais dans cet article, j’ouvre mes mails trois fois par jours : le matin avant de commencer ma journée, après le lunch, et en fin d’après-midi pour clôturer la journée. J’y gagne plus en concentration et en productivité. Et personne ne m’a jamais fait la remarque que je ne répondais pas tout de suite. En cas d’extrême urgence, je suis joignable par téléphone. Dans “La semaine de 4 heures”,Timothy Ferriss conseille de programmer un mail automatique expliquant ce moyen de fonctionnement. De cette manière, les personnes qui vous envoient un mail savent quand elles auront une réponse. Je n’ai pas eu besoin de mettre cela en place mais c’est une bonne solution pour celles qui hésiteraient à couper leur boite en journée.

 

Traiter ses emails par sessions

Après avoir regardé vos emails, il faut bien sur les traiter. De manière générale, quand je lis un nouveau mail, je le range tout de suite dans son bon dossier et lui attribue un drapeau. Je travaille sur Mail de Mac mais cette option doit être disponible un peu partout. Chaque drapeau de couleur à son degré d’importance. Rouge = répondre aujourd’hui; Orange = sujet à suivre mais ne nécessite pas de réponse directe de ma part; Gris = à lire dans la semaine (il s’agit là notamment des newsletters et articles que je suis pour me tenir au courant de l’actualité au niveau marketing).

Si le mail prend moins de deux minutes pour être lu/répondu/envoyé, je le fais directement. Les mails qui prennent plus de temps dans leurs réponses reçoivent donc le drapeau rouge. Je m’occupe de cela, en une fois, à la fin de journée. Je trouve beaucoup plus efficace de répondre à tous mes mails en une fois.

 

Planifier l’envoi

Un dernier secret : planifier l’envoi de vos emails. J’ai commencé ce système il n’y a pas très longtemps mais il se révèle déjà utile. Dans les moments de rush, il m’arrive de devoir m’éloigner de ma règle “je lis mes mails 3x par jour” et d’en envoyer le soir, parfois tard. En tant que freelance, je me dois d’être disponible. Mais sans tomber dans l’extrême non plus. Et je n’ai pas forcement envie que mes clients reçoivent mes mails à 22h, minuit ou voir même… 03h! Pour cela, une solution très facile, planifier l’envoi du mail à 08h du matin 😉

Cette technique est également pratique en fin de journée ou en fin de semaine. Si vous voulez être sûr de ne pas être dérangé après, planifier vos mails pour le lendemain matin. Sauf si la tache est urgente bien sur 😉 Mais si ça ne change rien pour le destinataire, planifier vos mails pour le matin au lieu de les envoyer en fin de journée.

Pour planifier vos mails vous pouvez utiliser Boomerang sur Google. Pour les utilisateurs de Mail de Mac comme moi, j’ai découvert récemment MailButler. Je teste actuellement la version gratuite. MailButler est un vrai assistant de messagerie : vous pouvez planifier vos mails mais il y a également d’autres options très intéressante pour gérer vos mails. Je pense bientôt passer à la version pro afin de pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités en illimités.

 

J’espère que cet article vous a plu et qu’il vous sera utile! Comme toujours, j’attend avec impatience vos commentaires ! Comment gérez-vous votre boite ? Avez-vous d’autres conseils ? Dites moi tout ! 🙂

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4 Comments

  1. Melaniemoua 22 août 2016

    Moi je suis dégoûtée, sur Windows 10 avec leur boîte mail, je ne peux plus faire d’album, du coup un vrai bazars dans la mienne. Je leur demande souvent quand ils vont le faire et j’ai jamais de réponse.
    Je sais vraiment plus comment faire

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    • Valentine 24 août 2016

      Hello,
      Tu parles bien de Windows Mail? Je n’ai utilisé ce programme. J’ai regardé un peu sur google et effectivement, il n’est pas possible de créer des dossiers via la version ordinateur. Mais oui avec la version web apparement 😉 J’espère que cela t’aidera 🙂

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  2. Tellou 23 août 2016

    Merci pour ces conseils utiles. Meme sans etre freelance, au bureau ou a la maison je tends a procrastiner dans la gestion de mes emails…

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